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ORDEN HAP/492/2014, DE 27 DE MARZO, POR LA QUE SE REGULAN LOS REQUISITOS FUNCIONALES Y TÉCNICOS DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DE LAS ENTIDADES DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA LEY 25/2013, DE 27 DE DICIEMBRE, DE IMPULSO DE LA FACTURA ELECTRÓNIC...

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

BOE 77 de 29/03/2014

Redacción publicada el 06/08/2015


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  • CAPÍTULO I. Disposiciones generales
  • CAPÍTULO II. Requisitos funcionales
  • CAPÍTULO III. Requisitos técnicos
  • Disposiciones Finales
El registro contable de facturas previsto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, pretende ser un instrumento clave para la mejora en los procedimientos contables, a través del control contable riguroso de las facturas recibidas por las Administraciones, a efectos de lograr una mayor confianza en las cuentas públicas y de mejorar el control de la morosidad en las Administraciones públicas. Su puesta en funcionamiento no solamente contribuirá a proporcionar un mejor control del gasto público, sino también a facilitar el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago de las Administraciones Públicas.

La creación del registro contable de facturas constituye una obligación de cada una de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, a partir de 1 de enero de 2014. A partir de dicha fecha todas las facturas que se expidan por los servicios prestados o bienes entregados a las citadas entidades, cualquiera que sea su soporte, electrónico o papel, deberán ser objeto de anotación en el correspondiente registro contable de facturas, que estará integrado o interrelacionado con el respectivo sistema de información contable de la entidad u organismo público, y gestionado por el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

Para ello, las facturas recibidas en el registro administrativo deben ser anotadas por el órgano competente en el registro contable de facturas en los términos establecidos por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. Cuando se trate de facturas electrónicas, éstas se recibirán por cada entidad a través del correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas, con anotación en el respectivo registro electrónico administrativo, para inmediatamente, y de forma automática, ser remitidas al registro contable de facturas que corresponda al centro gestor, entidad u organismo destinatario de la factura.

Las facturas anotadas en el registro contable de facturas serán distribuidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, de acuerdo con la identificación de esos órganos o unidades que figure en la propia factura, a efectos de realizar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada. El trámite preliminar de aceptación o rechazo de cada factura se anotará en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido, así como, en caso de aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, de la fecha de contabilización de la obligación reconocida correspondiente.

Es precisamente esta anotación continua en el registro contable de facturas de los distintos estados por los que vaya pasando la factura, desde su recepción y registro, pasando por la aceptación o rechazo y devolución de la misma por el órgano gestor, su anulación, en su caso, a instancia del presentador de la factura, y, en el caso de aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, la contabilización de la obligación reconocida y de su pago, lo que permitirá que el registro contable de facturas se convierta en un instrumento clave para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago de las entidades y organismos públicos, a la vez que sea un medio para informar a quien hubiera presentado la factura sobre el estado de la misma. Además, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, otorga a la Intervención General de la Administración del Estado y a los órganos de control equivalentes en el ámbito autonómico y local la posibilidad de acceso al propio registro contable de facturas lo que les permitirá la elaboración de un informe anual sobre el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.

Esta Orden tiene carácter básico y es aplicable a todas las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, que deberán ajustar sus registros contables de facturas a las condiciones y requisitos funcionales y técnicos establecidos en esta Orden. Adicionalmente, se regulan las especialidades del registro contable de facturas de la Administración General del Estado y de cada una de las entidades públicas estatales de naturaleza administrativa.

La presente Orden regula los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas, con el fin de garantizar la integridad, seguridad e interoperabilidad de los distintos sistemas.

La Orden se estructura en tres capítulos, tres disposiciones adicionales y dos disposiciones finales, y va acompañada de un anexo.

El capítulo I «Disposiciones generales» describe el objeto de la norma, su ámbito de aplicación, el órgano competente para la gestión del registro contable de facturas y los objetivos de este registro.

El capítulo II «Requisitos funcionales» regula las anotaciones a practicar en el registro contable de facturas desde la recepción de éstas hasta el fin de su tramitación, así como el suministro de información a los proveedores sobre el estado de sus facturas.

El capítulo III «Requisitos técnicos» regula la interoperabilidad del registro contable de facturas con el Punto general de entrada de facturas electrónicas y la interoperabilidad a efectos de la distribución o puesta a disposición de los órganos competentes para su tramitación, así como la disponibilidad, confidencialidad, integridad y seguridad del propio registro.

La disposición adicional primera «Registro contable de facturas de la Administración General del Estado» incluye las especialidades funcionales y técnicas del registro contable de facturas en el ámbito estatal.

La disposición adicional segunda «No incremento de gasto público» dispone que las medidas contenidas en la Orden se atiendan con los medios personales y materiales existentes.

La disposición adicional tercera «Codificación de órganos administrativos» establece que las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de esta Orden deberán ajustar su codificación de los órganos administrativos participantes en las mismas a la establecida en el directorio común DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

La disposición final primera «Título competencial» declara el carácter básico de la Orden y recoge los preceptos constitucionales que le dan amparo.

La disposición final segunda «Entrada en vigor» dispone que la Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», si bien las Comunidades Autónomas y Entidades Locales dispondrán de un periodo de tres meses para adecuar sus sistemas a los requisitos funcionales y técnicos establecidos en esta Orden.

El anexo recoge el contenido del fichero de datos personales «Registro contable de facturas de la AGE» creado en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal.

Esta Orden se dicta en ejercicio de la habilitación legal otorgada al Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas en la disposición final sexta y el artículo 9 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre y al amparo de los artículos 149.1.13ª, 149.1.14ª y 149.1.18ª de la Constitución Española.

En su virtud, de acuerdo con el Consejo de Estado, dispongo:

CAPÍTULO I
Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto.

La presente Orden tiene por objeto determinar los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas, con el fin de garantizar su integridad y seguridad, y la interoperabilidad con otros sistemas afectados en la tramitación de las facturas en desarrollo de la disposición final sexta de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Esta Orden resulta de aplicación a los sujetos incluidos en el ámbito subjetivo establecido en el artículo 2 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Las referencias hechas en esta Orden a las Administraciones Públicas se entenderán efectuadas a cada uno de los sujetos a que se refiere el párrafo anterior.

Artículo 3. Órganos competentes en la gestión del sistema.

El órgano competente para la gestión del registro contable de facturas será el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

Artículo 4. Objetivos del registro contable de facturas del sistema contable.

1. El registro contable de facturas de cada Administración Pública estará interrelacionado o integrado en su sistema de información contable al objeto de registrar todas las facturas de la entidad con el alcance que se determina en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre y de proporcionar al sistema contable la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinación del periodo medio de pago a proveedores.

2. El registro contable de facturas de cada Administración Pública debe dar soporte a los siguientes requisitos funcionales:

a) Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas en un registro administrativo con destino a una Administración Pública.

b) Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los órganos competentes para su tramitación.

c) Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución de las mismas por el órgano competente.

d) Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente.

3. Sobre la base de la información gestionada en el registro contable de facturas y de la del sistema de información contable de la entidad:

a) La Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrónicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas. No obstante, en el caso de facturas en papel, cada entidad podrá establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta información.

b) Los órganos o unidades administrativas que tengan atribuida la función de contabilidad efectuarán requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación y demás actuaciones previstas en el artículo 10 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

CAPÍTULO II
Requisitos funcionales

Artículo 5. Anotación en el registro contable de facturas.

1. Las facturas recibidas por el registro administrativo serán anotadas en el registro contable de facturas, en los términos establecidos por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

2. En el caso de las facturas electrónicas, se anotarán en el registro contable de facturas aquéllas que el Punto general de entrada de facturas electrónicas le remita o ponga a su disposición por medios electrónicos.

La información objeto de registro que debe ser remitida o puesta a disposición por el correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas será, por cada factura, la propia factura electrónica, el número de asiento registral asignado en el registro asociado al mencionado Punto, y la fecha y hora de dicho asiento registral.

3. En el caso de las facturas en papel, se generará un apunte en el registro contable de facturas, por cada factura recibida, incluyendo al menos la siguiente información:

a) Fecha de expedición de la factura.

b) Fecha de presentación de la factura en el registro administrativo.

c) Número de Identificación Fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura.

d) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.

e) Número de factura y, en su caso, serie.

f) Importe de la operación, incluido IVA (o impuesto equivalente).

g) Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3.

h) Código de los órganos competentes en la tramitación de la factura así como del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

4. No se anotarán en el registro contable de facturas las que contuvieran datos incorrectos u omisión de datos que impidieran su tramitación, ni las que correspondan a otras Administraciones Públicas, las cuales serán devueltas al registro administrativo de procedencia con expresión de la causa de dicho rechazo.

Artículo 6. Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad.

1. Las facturas anotadas en el registro contable de facturas serán distribuidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, de acuerdo con la identificación de esos órganos o unidades que figure en la propia factura, a efectos de tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, en su caso, la remisión al órgano de control competente a efectos de la preceptiva intervención previa.

2. En el caso de las facturas electrónicas, serán remitidas o puestas a disposición de los correspondientes órganos competentes para su tramitación, por los medios electrónicos que se habiliten, aquellas facturas anotadas en el registro contable de facturas que les correspondan.

Artículo 7. Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo de las mismas.

La aceptación o rechazo de cada factura se anotará en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido. Asimismo se anotará en el registro contable de facturas, en caso de aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, la fecha de contabilización de la obligación reconocida correspondiente. No obstante, si con respecto a cualquier factura se contabilizase una obligación por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto, igualmente se anotará la fecha de dicha contabilización en el indicado registro.

Por cada factura se dejará constancia en el sistema de información contable de la fecha en la que se inicia el cómputo del plazo de pago según establece el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Artículo 8. Anotación en el registro contable de facturas de la propuesta de anulación de la factura y de su devolución.

1. Cuando en el registro contable de facturas se reciba, a través del registro administrativo o, en el caso de las facturas electrónicas, el que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas, una solicitud del presentador de anulación de una factura anterior, se tomará nota de la solicitud de anulación en el registro contable de facturas, cuando esa factura ya estuviera anotada en dicho registro. En caso contrario, será rechazada y devuelta la solicitud al registro administrativo que la remitió.

2. Las solicitudes de anulación de las que se hubiera tomado nota en el registro contable de facturas serán comunicadas a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, a efectos de que procedan a su estimación y subsiguiente devolución de la factura, previa anulación, si fuera el caso, de las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho registro en relación con la factura, o a su rechazo.

Artículo 9. Suministro de información sobre el estado de las facturas.

1. Sobre la base de la información del registro contable de facturas, la Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrónicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrónicas. No obstante, en el caso de facturas en papel, cada Administración podrá establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta información.

2. El proveedor tendrá derecho a conocer los siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas; si ha sido contabilizada la obligación reconocida; si ha sido pagada; anulada; y rechazada.

CAPÍTULO III
Requisitos técnicos

Artículo 10. Interoperabilidad del registro contable de facturas con el Punto general de entrada de facturas electrónicas.

1. La determinación de las condiciones técnicas normalizadas de las interfaces entre el Punto general de entrada de facturas electrónicas adoptado por cada Administración y el registro contable de facturas de las Administraciones Públicas corresponderá, conjuntamente, a la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y a la Intervención General de la Administración del Estado, oído el Consejo Superior de Administración Electrónica.

2. La anotación en el registro contable de facturas de las facturas electrónicas procedentes del correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas, a la que se refiere el artículo 5.2, se efectuará utilizando los servicios de puesta electrónica a disposición que proporcione el propio Punto, que se ajustarán a las condiciones técnicas normalizadas a las que se refiere el apartado anterior.

Artículo 11. Interoperabilidad del registro contable de facturas a efectos de la distribución o puesta de las facturas a disposición de los órganos competentes para su tramitación.

1. La distribución o puesta a disposición de las facturas electrónicas anotadas en el registro contable de facturas a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, a la que se refiere el artículo 6.2, se efectuará utilizando los servicios o medios electrónicos que al efecto habilite la entidad.

2. Los órganos competentes para su tramitación deberán disponer de sistemas o medios para la tramitación de aquellos expedientes de gasto que incorporen facturas electrónicas.