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REAL DECRETO 937/2003, DE 18 DE JULIO, DE MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES.

Ministerio de Justicia

BOE 181 de 30/07/2003

Redacción publicada el 30/07/2003


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  • CAPÍTULO I. Disposiciones generales
  • CAPÍTULO II. De la organización y funcionamiento de los archivos judiciales
  • CAPÍTULO III. De los expurgos de documentos judiciales
  • Disposición adicional cuarta. Archivos históricos
  • Disposiciones Finales
  • Versión 30/07/2003
Este real decreto es consecuencia de las numerosas reformas legales que se están llevando a cabo para la mejora y modernización de la justicia. Los españoles, comenzando por los diferentes operadores jurídicos, demandan inequívocamente un esfuerzo profundo en este sentido. El Pacto de Estado para la reforma de la justicia prevé su mejora y actualización de acuerdo con las necesidades sociales. Dicha mejora se debe sustentar en la modernización de la oficina judicial y en la dotación de una serie de medios, a través de un plan de infraestructuras que supla determinadas carencias. Ambos puntos convergen en la conveniencia de crear una oficina judicial ágil, rápida y con una correcta atención al ciudadano. Una oficina judicial saturada de expedientes difíciles de ubicar o archivar, con la consiguiente dificultad para encontrarlos en ocasiones produce en la sociedad la imagen de una justicia lenta e ineficaz.

Es necesario fijar un sistema de gestión y custodia de la documentación judicial por el que se descongestionen los diferentes juzgados y tribunales, otorgando a cada uno de ellos su propio archivo con el que clasificar y custodiar todos aquellos expedientes que se encuentren en tramitación. Por el contrario, los que no están pendientes de tramitación se podrán enviar a los archivos territoriales o centrales o, en su caso, a la Junta de Expurgo, evitando así que ocupen un espacio innecesario. Esto exige una actualización y unificación de la normativa que regule el expurgo de los archivos de los juzgados y tribunales, así como el establecimiento de criterios que garanticen la más idónea conservación de cuantos documentos pudieran tener valor cultural, histórico, jurídico o administrativo, pues no hay que olvidar que la documentación que produce la Administración de Justicia constituye parte integrante del Patrimonio Documental y Bibliográfico.

Este real decreto pretende la regulación unitaria y conjunta de esta materia, adecuándola a la realidad social y jurídica actual, consiguiendo un equilibrio entre la tradicional técnica archivística y el desarrollo creciente de las nuevas tecnologías.

Por otra parte, la Constitución española, en su artículo 46, obliga a los poderes públicos a garantizar y promover el enriquecimiento del patrimonio histórico y cultural de los pueblos de España, con independencia de su régimen jurídico y su titularidad, a la vez que reconoce a los ciudadanos, en el artículo 105.b), el derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de la persona.

Pocas dudas ofrece lo insuficiente de la regulación normativa vigente, además de su obsolescencia, puesto que la principal norma por la que se rige la materia en la actualidad es el Real Decreto dictado por el entonces Ministro de Gracia y Justicia el 29 de mayo de 1911.

En cuanto a la mecánica de funcionamiento, ha de tenerse en cuenta que el real decreto se va aplicar tanto al gran número de documentos en los que han transcurrido los respectivos plazos de caducidad o de prescripción, que ocupan un espacio enorme en las sedes judiciales, como a las actuaciones en marcha a su entrada en vigor o las que se inicien en el futuro. Lo anterior, unido al hecho de que va a aplicarse en todos los órdenes jurisdiccionales, motiva que la redacción de las disposiciones sea necesariamente amplia, a fin de dar cabida a todos los supuestos que se dan en la práctica judicial.

En los archivos de gestión se custodian los documentos mientras permanezcan vivos, lo cual se plasma en el artículo 5.1, que dispone que en ellos deben conservarse los documentos judiciales si están pendientes de resolución o de finalizar la ejecución ya instada.

En caso contrario, se contempla un doble supuesto:

a) Que proceda su expurgo –artículos 5.2, párrafos primero y tercero, «in fine», y 15.1– por haberse ejecutado definitivamente o por haber transcurrido los plazos de caducidad o prescripción. En estos supuestos, carece de sentido remitirlos al archivo territorial, por lo que se eleva una relación de todos ellos a la Junta de Expurgo, previa resolución del titular del órgano por la que se declara el transcurso de los plazos. Esta previsión se aplicará a la ingente cantidad de documentación judicial almacenada en las sedes a la entrada en vigor del real decreto.

b) Que proceda su remisión al archivo territorial, distinguiéndose, a su vez, entre dos supuestos:

1.º En primer lugar, aquellos asuntos que se encuentren paralizados, no por inactividad judicial, sino por imposibilidad de continuar la tramitación –artículo 5.2, párrafo primero–. Transcurridos cinco años desde la incoación se remiten al archivo territorial. Este es el caso de las denuncias por delitos sin autor conocido en el orden jurisdiccional penal. Habida cuenta que no ha prescrito el delito, no pueden remitirse a la Junta de Expurgo; en caso contrario, si ha prescrito, debe procederse a su remisión a la Junta de Expurgo, conforme a las reglas ya analizadas. A tal efecto, debe considerarse que cinco años es un plazo más que prudencial, más allá del cual no es previsible la «reapertura» de las actuaciones, sin perjuicio de que, evidentemente, si ésta se produjera, no habrá más que reclamar la documentación al archivo territorial. Esta previsión tiene como fin fundamental incrementar la disponibilidad espacial de los órganos judiciales.

Precisamente para mejorar la disponibilidad espacial, se prevé en el artículo 5.2, párrafo segundo, un plazo de custodia inferior cuando la disponibilidad espacial del órgano judicial no permita albergar durante cinco años este tipo de documentación judicial.

2.º En segundo término, también procede la remisión al correspondiente archivo territorial de aquellos asuntos finalizados por sentencia firme o cualquier otra resolución que les ponga fin –artículo 5.2, párrafo tercero–, que, transcurrido un año, se remiten al archivo territorial para su custodia. El plazo de un año se estima prudencial para que, en su caso, se inicie la ejecución.

Debe tenerse en cuenta que la acción ejecutiva caduca a los cinco años, según dispone el artículo 518 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, por lo que ni es posible solicitar su expurgo, ni tampoco parece razonable que deban custodiarse en el archivo de gestión durante todo el plazo, ya que un alto porcentaje de estos asuntos nunca serán objeto de demanda ejecutiva.

Sea cual fuese el supuesto que fundamenta la remisión de documentos judiciales al archivo territorial, según lo ya visto, en él se conservan todos los documentos hasta que transcurran los plazos de prescripción o caducidad.

Una vez transcurridos éstos, el responsable del archivo insta del órgano judicial que hubiese entendido del asunto que, con arreglo a las disposiciones legales, confirme que han transcurrido efectivamente los plazos, según dispone el artículo 15.2.

Declarado el transcurso, el responsable del archivo eleva a la Junta de Expurgo una relación de todos ellos, para que decida sobre su posterior destino. En este sentido, la Junta de Expurgo procederá a su destrucción física siempre que la Administración competente en materia de patrimonio histórico-documental, cuyo informe es vinculante, entienda que no tiene un valor cultural, social o histórico suficiente para proceder a su conservación.

Este real decreto ha sido informado por el Consejo General del Poder Judicial y las comunidades autónomas con competencias sobre medios personales y materiales para el funcionamiento de la Administración de Justicia.

En su virtud, a propuesta del Ministro de Justicia, con la aprobación previa del Ministro de Administraciones Públicas y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 18 de julio de 2003,

DISPONGO:

CAPÍTULO I
Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto, conceptos y finalidad.

1. Este real decreto tiene por objeto modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales así como el procedimiento a través del cual se efectúe el expurgo de la documentación judicial.

2. Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales, de acuerdo con las normas de funcionamiento que se establecen en el capítulo II.

3. Se entiende por expurgo el procedimiento a través del cual se determina cuándo un documento pierde toda su utilidad o, por el contrario, ha de ser conservado, dándosele el curso correspondiente, según lo dispuesto en el capítulo III.

4. Se consideran documentos judiciales tanto las actuaciones procesales como aquellos que hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el soporte material en que se encuentren recogidos.

5. La finalidad de este real decreto es la implantación de un sistema de gestión de los archivos judiciales que permita la realización de los fines de la Justicia, así como garantizar el acceso a la documentación por quien tenga interés en ello, con las garantías y limitaciones legalmente exigibles.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. Las disposiciones contenidas en este real decreto serán de aplicación a todos los documentos judiciales existentes en los distintos juzgados y tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales, que sean consecuencia de la actividad judicial, así como de los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos.

2. Quedan excluidos del ámbito de aplicación los libros de sentencias, los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza, que se regirán por sus normas específicas, así como los expedientes relativos al Registro Civil.

Artículo 3. Implantación de las nuevas tecnologías.

1. Los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno.

2. Los programas y aplicaciones informáticas serán aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de justicia, y deberán cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente.

3. Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación.

Asimismo, los documentos judiciales que estén contenidos en soportes electrónicos podrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción.

CAPÍTULO II
De la organización y funcionamiento de los archivos judiciales

Artículo 4. Clases de archivos.

Existirán tres clases de archivos:

a) Archivos Judiciales de Gestión.

b) Archivos Judiciales Territoriales.

c) Archivo Judicial Central.

Artículo 5. Archivos Judiciales de Gestión.

1. En las oficinas judiciales o unidades análogas existirá un Archivo Judicial de Gestión en el que se clasificarán y custodiarán los documentos judiciales correspondientes a cada proceso o actuación judicial que se encuentre en tramitación, en donde permanecerán mientras constituyan asuntos susceptibles de resolución judicial o de terminación de la ejecución iniciada.

Asimismo, para una mejor gestión y teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes en cada caso, podrá encomendarse a un Servicio Común que atienda los Archivos Judiciales de Gestión de diferentes salas o secciones de uno o más tribunales, o de varios juzgados.

2. Transcurridos cinco años desde la incoación de los procedimientos o expedientes gubernativos, aquellos asuntos que no estuvieren pendientes de actuación procesal alguna, tanto en fase declarativa como de ejecución, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial que le corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 15.

Excepcionalmente, el plazo anterior podrá ser reducido cuando el espacio disponible aconsejara que el período de permanencia en el Archivo Judicial de Gestión fuera menor.

Los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolución que ponga fin a éstos podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial transcurrido un año desde la firmeza de la resolución, salvo que deba procederse conforme a lo dispuesto en el artículo 15.

3. La decisión de remitir los documentos anteriores corresponderá al responsable del Archivo Judicial de Gestión donde se hallasen los documentos judiciales.

Artículo 6. Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial de Gestión.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 287 y 473.3 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, corresponderá al secretario judicial la ordenación, custodia y conservación de los documentos, para lo cual contará con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que se determine al efecto.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de la determinación del responsable del fichero o tratamiento que corresponda conforme a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 7. Acceso a la documentación del Archivo Judicial de Gestión.

1. Quienes hubiesen sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, podrán acceder a la documentación conservada en los Archivos Judiciales de Gestión, mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación legalmente prevista, salvo cuando tenga carácter reservado.

Corresponde al secretario del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos o procedan de éstos, en la forma y con los requisitos establecidos en el capítulo I del título I del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo General del Poder Judicial.

2. El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter personal recogidos en el Archivo Judicial de Gestión sólo podrá ser denegado en los supuestos previstos en la legislación vigente.

Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuese solicitado por quien no hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el procedimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos por el artículo 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, o cuando el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso.

3. En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 57.1.c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los documentos que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de la fecha de los documentos.

Artículo 8. Archivos Judiciales Territoriales.

1. En cada comunidad autónoma existirá como mínimo un Archivo Judicial Territorial dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, quien podrá delegar la competencia en el Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano del partido judicial donde radique.

2. En los distintos Archivos Judiciales Territoriales se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquéllos hasta que la Junta de Expurgo resuelva su posterior destino.

Artículo 9. Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Territorial.

1. El secretario judicial, designado de conformidad con lo dispuesto en los apartados siguientes, será el encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Territorial, para cuya función contará con la asistencia del personal que se determine al efecto.

2. En aquellas capitales de provincia que cuenten conjuntamente con 10 o más juzgados de primera instancia y de instrucción, y las necesidades del servicio así lo aconsejen, los Archivos Judiciales Territoriales que en ellas tengan su sede estarán a cargo de los secretarios judiciales de la segunda categoría designados por el Ministerio de Justicia para desempeñar en este destino su puesto de trabajo.

3. En los restantes supuestos, el responsable del Archivo Judicial Territorial será el Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el secretario judicial del órgano en cuyo titular el Presidente del Tribunal Superior de Justicia hubiera delegado la competencia sobre el archivo con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8.1.

Artículo 10. Archivo Judicial Central.

1. Existirá un Archivo Judicial Central adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, cuyo ámbito se circunscribirá a la documentación judicial del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional y de los restantes órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional.

2. En el Archivo Judicial Central se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquéllos hasta que proceda su remisión a la Junta de Expurgo.

Artículo 11. Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central.

1. El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia será el encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central, para lo cual contará, en su caso, con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que se determine al efecto.

2. En defecto de nombramiento de secretario judicial, el responsable del Archivo Judicial Central será el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.

Artículo 12. Acceso a la documentación del Archivo Judicial Territorial o Central.

1. La documentación conservada en los Archivos Judiciales Territoriales y en el Central estará en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezca.

2. El órgano judicial de donde proceda el documento, mediante solicitud de su secretario, podrá requerir del Archivo Judicial Territorial o Central que le sea facilitado su original, una copia o certificación expedida por el responsable del archivo, así como cualquier información que considere necesaria.

Si se facilitasen originales de documentos, éstos habrán de ser reenviados al Archivo Judicial Territorial o Central en cuanto desaparezca la causa que motivó la petición.

3. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo podrán acceder a los documentos judiciales que se encuentren en el Archivo Territorial o Central mediante solicitud al secretario responsable del archivo de que se trate, quien facilitará a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos, en la forma y con los requisitos establecidos en el capítulo I del título I del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo General del Poder Judicial.

En el caso de que el secretario judicial denegase el acceso a los documentos, el acuerdo denegatorio será revisable por el juez o presidente del órgano judicial al que corresponda la documentación, de acuerdo con lo prevenido en el apartado tercero del artículo 4 del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo General del Poder Judicial.

4. Si la solicitud ya viniese autorizada por el órgano judicial al que corresponde la documentación archivada, el encargado del Archivo Territorial o Central se limitará a facilitar la exhibición de que se trate o a la entrega del testimonio o de la certificación autorizada.

5. En todo caso, el acceso a la documentación estará sujeto a lo dispuesto en el artículo 7.2.